Tirez le meilleur parti de votre logiciel de comptabilité numérique

Dirk Saman   |  

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Dirk Saman

Dirk est comptable, conseiller et associé chez BOFIDI Antwerpen

MEER VAN DEZE AUTEUR
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Nous sommes désormais tous passés au numérique, mais comment tirer pleinement parti de votre logiciel de comptabilité numérique ? Voici quelques conseils pratiques qui pourront vous faire gagner beaucoup de temps.

Factures numériques

Les fournisseurs sont de plus en plus nombreux à vous envoyer des factures numériques. Si ce n’est pas le cas, vous devez scanner les reçus et les factures pour les enregistrer dans votre comptabilité numérique. Vous pouvez facilement sauter cette étape, car de nombreux logiciels, tels que Yuki ou Exact Online, disposent d’une adresse électronique directement liée à votre comptabilité. Il suffit de transmettre cette adresse électronique à vos fournisseurs, qui enverront par la suite leurs factures directement, et sans aucune perte de temps, à votre système comptable. Votre fournisseur peut-il fournir une facture UBL (facturation numérique) ? Dans ce cas, sa facture sera traitée de manière entièrement automatique par votre système de comptabilité.

Notre conseil : demandez toujours une facture numérique à votre fournisseur. Certains fournisseurs vous accordent même une remise !

Liste des paiements

La liste des paiements est un aperçu pratique de toutes les factures à payer. Après son traitement dans le système comptable, la facture et les détails du paiement seront automatiquement transférés à la liste des paiements. En triant ceux-ci par date d’échéance, vous pourrez payer vos fournisseurs à temps et éviter d’éventuels rappels et des frais supplémentaires.

Pour effectuer vos paiements, il vous suffira de générer un fichier à partir de la liste des paiements. Ensuite, il ne vous restera plus qu’à introduire ce fichier dans votre module de banque en ligne, et de confirmer et signer les paiements. Grâce à ce système, il n’y a plus aucun risque d’erreurs ou de fraude.

Si vous voulez utiliser la liste de paiements, il est nécessaire que toutes vos factures d’achat soient enregistrées à temps dans votre système comptable. Il faut évidemment d’abord introduire les factures avant de pouvoir effectuer les paiements. L’avantage d’une telle liste de paiements est que vous pourrez mieux contrôler le cashflow de votre entreprise et utiliser de manière optimale les délais de paiement de vos fournisseurs.

Domiciliation

Si vous voulez encore aller un peu plus loin que la liste des paiements dans le processus d’automatisation, vous pourrez travailler avec des domiciliations. Une domiciliation permet à une entreprise de prélever automatiquement des montants sur votre compte bancaire. Ce système est idéal pour des factures récurrentes, par exemple pour payer le téléphone, l’électricité ou des leasings. Pour activer une domiciliation, il suffit de contacter votre fournisseur, qui vous soumettra un formulaire à compléter et à signer. Il fera ensuite les démarches nécessaires pour activer le mandat de domiciliation.

Effectuer vos paiements de cette manière présente plusieurs avantages. Vous n’oublierez plus jamais un paiement, étant donné que votre fournisseur est responsable de son exécution. Si vous n’êtes pas d’accord avec un paiement qui a été effectué, vous pourrez toujours demander le remboursement à votre banque jusqu’à huit semaines plus tard. Il est également possible de demander à votre banque de fixer un montant maximal et une fréquence maximale pour certaines domiciliations. Si le montant facturé s’avère correct, vous devrez bien entendu effectuer le paiement manuellement.

Importer des transactions bancaires

Votre comptable vous demande en principe de fournir régulièrement les relevés bancaires de vos comptes. Grâce à CODABOX, vous ne devez plus y perdre votre temps. CODABOX est une plateforme intermédiaire qui transmet automatiquement les relevés bancaires sous forme électronique (CODA) à votre système de comptabilité. Votre comptable ne devra donc plus saisir manuellement les données de vos extraits de compte. La saisie se fait automatiquement par le transfert des fichiers électroniques via CODABOX. Pas besoin de vous dire qu’il en résulte un gain de temps important pour vous et votre comptable.

CODABOX permet également d’enregistrer les données salariales sous forme électronique (SODA) dans votre logiciel de comptabilité. Vous bénéficierez donc d’une efficacité maximale en automatisant les données SODA dans votre système de comptabilité.

Si vous n’êtes pas intéressé·e ou si vous n’avez pas la possibilité de travailler avec CODABOX, vous pourrez toujours transmettre vos relevés bancaires en fichier csv à votre comptable. Cela lui permettra d’importer les extraits bancaires dans le logiciel de comptabilité numérique. Bref, in ne faudra plus faire aucune saisie manuelle de données dans le logiciel de comptabilité.

Choisir le scénario optimal

ÉTAPE 1 : La facture numérique est automatiquement transmise par votre fournisseur à la comptabilité.

ÉTAPE 2 : Comme la domiciliation a été activée pour ce fournisseur, le paiement s’effectuera automatiquement à la date d’échéance.

ÉTAPE 3 : Via CODABOX, vos paiements seront automatiquement enregistrés dans votre système de comptabilité et associés aux factures transmises par votre fournisseur.

Nos experts Bofidi ne demandent qu’à vous aider

Si vous avez des questions spécifiques concernant les systèmes de comptabilité numériques, n’hésitez pas à nous contacter. Les experts Bofidi seront heureux de vous aider !

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