Een nieuwe wet die op 8 mei 2024 werd aangenomen door de plenaire vergadering van de Kamer van Volksvertegenwoordigers, zal strengere regels opleggen voor het bedrijfsintern onderzoek naar fraude door werknemers. Bedrijven starten wel eens eigen onderzoeken, denk maar aan een winkelbediende die verdacht wordt van diefstal, een CEO die mogelijk handelt met voorkennis, of een havenarbeider die banden zou hebben met drugsbendes. Waar het tot op heden ontbrak aan een volledig wettelijk kader brengt de nieuwe wet op private opsporing, die de verouderde privédetectivewet uit 1991 vervangt, daar grote veranderingen in. Het doel is om de regels voor private opsporing meer in lijn te brengen met die voor publieke opsporingsdiensten.
De nieuwe wet is van toepassing op alle vormen van – ook incidentele – informatieverzameling namens een opdrachtgever om diens belangen te beschermen in een (potentieel) conflict en legt strenge voorwaarden op.
Gegronde reden
Zo vereist private opsporing voortaan een gegronde reden; willekeurige onderzoeken (‘fishing expeditions’) zijn voortaan verboden en er mag geen informatie worden verzameld over gevoelige persoonlijke kenmerken, zoals religieuze of politieke overtuigingen.
Vergunning
Volgens de nieuwe wet mogen private opsporingsactiviteiten alleen worden uitgevoerd door personen met een geldige vergunning, waarvoor onder meer een veiligheidsscreening en Europese nationaliteit vereist zijn.
Reglement
Daarnaast moeten bedrijven die onderzoek willen doen naar werknemers beschikken over een reglement waarin alle regels transparant zijn vastgelegd. Het is nog niet duidelijk of dit in het arbeidsreglement mag opgenomen worden.
Ongeldig bewijs
Bewijs dat wordt verzameld in strijd met deze vereisten, wordt als ongeldig beschouwd en kan niet in de rechtbank worden gebruikt.
Bovendien zijn er tal van andere regels die bij een schending geen ongeldig bewijs opleveren, maar wel boetes voor het bedrijf kunnen veroorzaken. Zo moet een verdachte werknemer bij een ondervraging steeds geïnformeerd worden over zijn rechten, zoals het recht op bijstand en het recht om te zwijgen.
Uitzonderingen
De wet kent echter enkele uitzonderingen. Als het onderzoek zich uitsluitend beperkt tot het ondervragen van de betrokkene, zonder verdere informatieverzameling, valt het buiten het toepassingsgebied van de wet.
Ook wanneer een personeelsmedewerker het onderzoek uitvoert, dan is geen vergunning vereist. Maar als de juridische afdeling, IT, of boekhouding betrokken moet worden, zijn de regels strenger. Deze uitzondering geldt bovendien alleen voor controles op eigen werknemers, dus niet voor zelfstandigen die voor het bedrijf werken.
Inwerkingtreding en overgangsperiode
De wet zal kort na publicatie in het Staatsblad in werking treden. Voor het opstellen van een intern reglement krijgen bedrijven een overgangsperiode van twee jaar. Het is nog onduidelijk of de overige bepalingen van de wet direct van toepassing zullen zijn op reeds lopende interne onderzoeken.
Onze PKF BOFIDI Legal experten staan voor jou klaar
Heb je vragen over deze nieuwe wet of over arbeidsrecht in het algemeen? Dan kan je steeds onze legal-experten contacteren.
Dit artikel werd geschreven door Leonie Denooze, zij is gespecialiseerd in arbeids-en sociaal zekerheidsrecht.