Lors des contrôles fiscaux, les frais de gestion sont souvent sévèrement visés, à tort ou à raison, dans le chef de l’entreprise qui achète les services, et ce, le plus souvent, sur la base de l’article 49 du CIR. La jurisprudence récente va de plus en plus souvent donner raison à l’administration.
Nous résumons brièvement les raisons pour lesquelles certains frais peuvent ne pas être acceptés par le fisc :
- Les services à fournir sont définis de manière trop vague dans l’accord
- La facture remise ne contient aucun détail ni aucune référence à l’accord
- On ne peut pas ou pas suffisamment prouver la prestation effective des services
- Un montant forfaitaire est toujours facturé pour des services fournis sans justification
En résumé, le simple fait de disposer d’un accord écrit ne suffit pas à assurer la déductibilité fiscale des frais facturés.
Pour éviter tout problème lors d’un éventuel contrôle fiscal, il est recommandé de parler d’un accord de service spécifique plutôt que de se référer exclusivement au concept général d’accord de gestion.
Il est, selon moi, très important de définir et de justifier de manière précise et détaillée les services pour lesquels le prestataire de services est sollicité. Nous recommandons également la mise en place d’un flux de documentation complet qui reflète clairement la nature et l’étendue des services fournis. L’exécution du travail est ainsi démontrable et vérifiable. Nous pensons par exemple à des descriptions de tâche claires, à des rapports, à des notes internes de réunions, à la signature en bonne et due forme, etc. En outre, les coûts supportés pour fournir les services peuvent également constituer une indication importante de la mesure dans laquelle les services ont été effectivement fournis et s’ils ont été rémunérés aux tarifs du marché.
De plus, les autorités fiscales sont souvent troublées par le fait que les personnes physiques qui accomplissent des actes ou signent des documents n’indiquent pas clairement si elles le font sur la base d’un mandat (par exemple, en tant qu’administrateur délégué) qu’elles détiennent dans la société d’exploitation ou au nom et pour le compte de la société de gestion.
Une grande importance est donc accordée au rôle, aux tâches et à la fonction de la personne concernée à ce moment-là. Toutefois, lorsqu’un coût est correctement comptabilisé sur la base des services effectivement prestés, il est difficile pour le fisc de refuser le coût professionnel au seul motif que les prestations ne sont pas exécutées par ou pour le compte de celui qui perçoit le paiement.
Le point essentiel à retenir est que la déductibilité des indemnités facturées dépend des circonstances factuelles. Si les contribuables peuvent prouver que les prestations ont été effectivement fournies et que la rémunération est conforme au marché, il devient difficile pour le fisc de remettre cela en question. Il est donc essentiel de disposer d’un dossier solide et proactif.
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