Bij fiscale controles worden frequent de managementvergoedingen, al dan niet terecht, streng geviseerd, in hoofde van de vennootschap die de diensten afneemt en dit veelal op basis van het zogenaamde artikel 49 WIB. Recente rechtspraak gaat de administratie steeds vaker in het gelijk stellen.
Wij geven kort een overzicht waarom bepaalde vergoedingen mogelijks niet worden aanvaard door de fiscus:
- De diensten die dienen geleverd te worden zijn te vaag omschreven in de overeenkomst
- Er worden geen details opgenomen op de aangeleverde factuur noch een verwijzing naar de overeenkomst
- Men kan niet of onvoldoende bewijzen dat de prestaties effectief geleverd zijn
- Er wordt zonder onderbouwing steeds een forfaitair vast bedrag aangerekend voor de geleverde diensten
Kortom, het louter beschikken over een geschreven overeenkomst is niet afdoende voor de fiscale aftrekbaarheid van de aangerekende kosten.
Ter voorkoming van problemen bij een gebeurlijke fiscale controle raden we aan om eerder te spreken over een specifieke dienstenovereenkomst in plaats van uitsluitend te verwijzen naar het algemeen begrip managementovereenkomst.
Het is o.i. van groot belang om de diensten nauwkeurig en gedetailleerd te omschrijven en te onderbouwen waarvoor er een beroep wordt gedaan op de dienstverrichter. Daarnaast raden we aan om een uitgebreide documentatieflow voorhanden te hebben die duidelijk de aard en omvang van de geleverde diensten weergeven. Hierdoor wordt de uitvoering van de werkzaamheden aantoonbaar en verifieerbaar. We denken dan bijvoorbeeld aan een duidelijke taakomschrijving, verslagen, interne notities van vergaderingen, ondertekenen in de juiste hoedanigheid, etc. Daarnaast kunnen de gedragen kosten voor het leveren van de diensten ook een belangrijke indicatie zijn in hoeverre de diensten effectief geleverd zijn en al dan niet marktconform vergoed zijn.
De fiscus heeft bovendien vaak moeite met het feit dat personen die handelingen verrichten of documenten ondertekenen niet duidelijk aangeven of ze dit doen op basis van een mandaat (bijvoorbeeld als gedelegeerd bestuurder) die ze hebben in de exploitatievennootschap of namens en voor rekening van de managementvennootschap.
Er wordt dus veel belang gehecht aan de rol, taken en functie die de betrokken persoon speelt op dat moment. Echter wanneer een kost correct wordt opgenomen in de boekhouding aan de hand van werkelijke geleverde prestaties kan de fiscus de beroepskost moeilijk weigeren op de enkele grond dat de prestaties niet worden verricht door of namens aan wie er wordt betaald.
Het belangrijkste punt om te onthouden is dat de aftrekbaarheid van de aangerekende vergoedingen afhangt van de feitelijke omstandigheden. Als men als belastingplichtige kan aantonen dat de prestaties daadwerkelijk zijn geleverd en dat de vergoeding marktconform is, wordt het voor de fiscus moeilijk om dit in twijfel te trekken. Een gedegen pro-actieve dossieronderbouwing is daarom cruciaal.
Onze BOFIDI-experten helpen je graag verder
Heb je nog specifieke vragen over dit onderwerp? Aarzel dan niet om ons te contacteren. Wij staan altijd klaar om te assisteren bij het opstellen van een dienstenovereenkomst. Je kan op ons rekenen voor professioneel advies en begeleiding binnen dit gebied.