En tant que chef d’entreprise, vous voulez naturellement vous concentrer sur la gestion quotidienne de votre entreprise, qui s’accompagne d’obligations légales et administratives. Et soyons honnêtes, tenir à jour son administration est souvent une tâche chronophage.
Vous devez aussi rassembler toutes sortes de documents officiels, que vous recevez encore souvent via divers canaux : par courrier, par e-mail, via MyMinfin, etc. Combien de fois ne vous arrive-t-il pas d’oublier de lire ou de passer à côté d’un e-mail ? Ou de ne pas retrouver un document officiel dans une pile de papiers ?
Ces contraintes administratives font heureusement partie du passé grâce à la boîte aux lettres numérique e-box Enterprise.
En quoi consiste e-Box Enterprise ?
e-Box Enterprise est une boîte aux lettres électronique sécurisée qui réunit toutes sortes de documents officiels de votre entreprise dans un emplacement central. Chaque entreprise ayant un numéro d’entreprise enregistré peut activer UNE e-Box.
Dans la boîte aux lettres numérique, vous recevez tant des fichiers PDF que des messages de différentes institutions officielles. Pensez par exemple au SPF Finances, au SPF Économie, à VLAIO, à la BNB, aux institutions de sécurité sociale, etc.
Bien qu’il s’agisse pour l’instant principalement d’une communication à sens unique, à terme, il devrait être possible d’envoyer soi-même des messages et des documents à l’e-Box d’institutions officielles. Vous pourriez ainsi entrer directement en contact avec les autorités et communiquer plus efficacement.
e-Box Enterprise versus e-Box Citoyen (my e-box)
Bien que les deux e-Box soient basées sur le même principe, il y a une différence claire entre les deux.
- Via e-Box Enterprise, vous recevez les messages officiels destinés à votre entreprise.
- Via www.mye-box.be, vous recevez des messages des administrations publiques en tant que citoyen. Il s’agit donc d’une boîte aux lettres personnelle distincte.
Comment puis-je activer l’e-Box de mon entreprise ?
Seul un représentant légal de l’entreprise, tel que connu à la Banque-Carrefour des entreprises (BCE), peut activer l’e-Box. Le représentant légal se rend sur le site web officiel et clique ensuite sur le bouton activer e-Box.
Pendant le processus d’activation, le représentant légal doit désigner un gestionnaire d’accès principal. Le gestionnaire d’accès principal peut ensuite gérer l’e-Box et permettre à d’autres utilisateurs d’y accéder.
Une fois le processus d’activation terminé, chaque utilisateur peut ouvrir l’e-box en se connectant facilement à l’aide d’une clé numérique : l’app itsme, la carte d’identité électronique (eID) ou avec un code de protection personnel.
Attention :
- Contrairement à l’e-Box des citoyens, une entreprise ne peut plus désactiver l’e-Box.
- Les utilisateurs qui ont accès à l’e-Box peuvent consulter tous les documents et messages présents. Il n’est pas possible de verrouiller certains documents pour certains utilisateurs.
Comment fonctionne e-Box Enterprise ?
Les institutions officielles qui collaborent avec e-Box Enterprise enverront dorénavant les messages et documents par voie numérique vers la boîte aux lettres électronique de votre entreprise. Seuls les documents qui ne sont pas encore numérisés vous seront encore transmis par courrier.
Pour certains messages, il est déjà possible d’envoyer une réponse à l’instance officielle concernée.
Mais attention :
- Vous ne pouvez pas supprimer les messages reçus. Chaque message a en effet une durée de validité spécifique, qui varie de 3 à 24 mois. Quand un message arrive à échéance, il est automatiquement supprimé de votre e-Box. Il est par conséquent recommandé de sauvegarder les messages importants en interne.
- En acceptant les conditions d’utilisation d’e-Box pendant le processus d’activation, vous confirmez que vous allez désormais effectivement lire vos messages e-Box
Imaginons que vous receviez un message du SPF Finances via e-Box Enterprise concernant un avertissement-extrait de rôle. Suite à l’activation d’e-Box, vous ne recevez plus l’avertissement-extrait de rôle en version papier. Après six mois, le message e-Box arrive à échéance et n’est plus visible dans votre boîte aux lettres numérique. Si vous n’avez pas lu le message et que le délai de paiement de l’avertissement-extrait de rôle a déjà expiré, vous devrez tout de même payer des intérêts de retard. Le SPF Finances part en effet du principe que vous avez lu le message. De plus, l’avertissement-extrait de rôle est toujours disponible via MyMinfin. En bref, il est certainement recommandé de consulter régulièrement l’e-Box.
CONSEIL : recevez des notifications par e-mail
Il est également possible de recevoir des notifications d’e-Box Enterprise par e-mail. Sur la page d’accueil de votre boîte aux lettres électronique, vous pouvez, via l’onglet « Gestion e-Box », enregistrer une adresse e-mail pour recevoir des notifications.
Voici quelques notifications possibles :
- Un nouveau message ou document est disponible dans votre e-Box
- Vous recevez un avertissement parce qu’un message arrive bientôt à échéance
CONSEIL : Votre e-Box a plusieurs utilisateurs ? Enregistrez une adresse e-mail collective afin que chacun reçoive toutes les notifications.
Recevez un rappel concernant le registre UBO
Votre entreprise est une société, une ASBL, un trust ou une fondation ? Dans ce cas, le représentant légal enregistre le ou les bénéficiaires effectifs via le registre UBO.
Toute modification relative au bénéficiaire effectif doit être enregistrée dans le mois auprès du registre UBO. Si vous n’apportez aucune modification, vous devez confirmer l’exactitude des données chaque année.
Étant donné que la confirmation annuelle est souvent oubliée, e-Box Enterprise peut vous aider. En effet, vous recevrez un rappel via e-Box un mois avant la confirmation annuelle.
Prêt(e) à sauter le pas ?
L’ère numérique devient de plus en plus « la nouvelle norme ». L’ère du papier semble quant à elle peu à peu révolue. Un nombre croissant d’institutions (officielles) travaillent avec e-Box Enterprise pour envoyer des documents par voie numérique aux citoyens et aux entreprises. Vous souhaitez connaître les destinataires possibles d’e-Box Enterprise ? Consultez la liste ici.
Bien que l’utilisation d’e-Box Enterprise ne soit pas obligatoire à l’heure actuelle, il se pourrait qu’elle le devienne à l’avenir.
Nos experts Bofidi se feront un plaisir de vous aider
Vous avez des questions spécifiques concernant e-Box Enterprise ? N’hésitez pas à nous contacter. L’équipe des experts Bofidi se fait un plaisir de vous aider.