Als ondernemer wil je uiteraard focussen op het reilen en zeilen van je onderneming. Daar komen ook wettelijke en administratieve verplichtingen bij. En laat ons eerlijk zijn, de administratie bijhouden, is in vele gevallen een tijdrovende klus.
Allerlei overheidsdocumenten verzamelen hoort daar ook bij. Je ontvangt die documenten vaak nog via diverse kanalen: per post, per mail, via MyMinfin, enzovoort. Hoe vaak gebeurt het niet dat je een mail niet gelezen of gezien hebt? Of dat je een overheidsdocument niet meer terugvindt op de papierstapel?
Deze administratieve rompslomp wordt gelukkig verleden tijd dankzij de digitale brievenbus “e-Box Enterprise”.
Wat is e-Box Enterprise?
e-Box Enterprise is een beveiligde elektronische brievenbus die allerlei overheidsdocumenten van jouw onderneming op één centrale plek verzamelt. Iedere onderneming met een geregistreerd ondernemingsnummer kan één e-Box activeren.
In de digitale brievenbus ontvang je zowel PDF-bestanden als berichten van verschillende overheidsinstanties. Denk bijvoorbeeld aan: FOD Financiën, FOD Economie, VLAIO, NBB, instellingen van de Sociale Zekerheid, enz.
Hoewel het momenteel voornamelijk eenrichtingscommunicatie betreft, zou het op termijn ook mogelijk zijn om zelf berichten en documenten te versturen naar de e-Box van overheidsinstanties. Op die manier kom je direct in contact met de overheid en kan communicatie efficiënter verlopen.
e-Box Enterprise versus e-Box Burger (my e-box)
Hoewel de twee e-Boxen hetzelfde principe hanteren, is er een duidelijk verschil.
- Via e-Box Enterprise ontvang je de officiële berichten bestemd voor jouw onderneming.
- Via www.mye-box.be ontvang je als burger berichten van overheidsinstanties. Dit is dus een aparte persoonlijke brievenbus.
Hoe kan ik de e-Box van mijn onderneming activeren?
Enkel een wettelijke vertegenwoordiger van de onderneming, zoals gekend bij de Kruispuntbank van ondernemingen (KBO), kan de e-Box activeren. De wettelijke vertegenwoordiger gaat naar de officiële website en klikt vervolgens op de knop ‘e-Box activeren’.
Tijdens het activatieproces moet de wettelijke vertegenwoordiger een hoofdtoegangsbeheerder aanduiden. De hoofdtoegangsbeheerder kan daarna de e-Box beheren en toegang verlenen aan andere gebruikers.
Eenmaal het activatieproces werd afgerond, kan iedere gebruiker de e-box openen door zich eenvoudig aan te melden met een digitale sleutel zoals: de itsme-app, de elektronische identiteitskaart (eID) of met een persoonlijke beveiligingscode.
Opgelet:
- In tegenstelling tot de e-Box van burgers, kan een onderneming zijn e-Box niet meer deactiveren.
- De gebruikers die toegang hebben tot de e-Box, kunnen alle aanwezige documenten en berichten consulteren. Het is niet mogelijk om bepaalde documenten af te schermen voor bepaalde gebruikers.
Hoe werkt e-Box Enterprise?
De overheidsinstanties die samenwerken met e-Box Enterprise zullen voortaan berichten en documenten digitaal versturen naar de elektronische brievenbus van jouw onderneming. Enkel documenten die nog niet gedigitaliseerd zijn, ontvang je nog steeds per post.
Bij sommige berichten is het al mogelijk om een antwoord te verzenden naar de betrokken overheidsinstantie.
Maar let op:
- De ontvangen berichten kan je niet verwijderen. Elk bericht heeft namelijk een bepaalde geldigheidsduur. Dit varieert van 3 tot 24 maanden. Vervalt een bericht, dan wordt het automatisch verwijderd uit jouw e-Box. Het is daarom aangewezen om belangrijke berichten intern te bewaren.
- Door de gebruiksvoorwaarden van e-Box te aanvaarden tijdens het activatieproces, bevestig je dat je e-Box-berichten voortaan daadwerkelijk zult lezen.
Stel: je hebt een bericht van de FOD Financiën ontvangen via e-Box Enterprise over een aanslagbiljet. Door de activatie van e-Box, ontvang je het aanslagbiljet niet meer op papier. Het e-Box-bericht is na verloop van tijd (zes maanden) vervallen en is niet meer zichtbaar in jouw digitale brievenbus. Als je het bericht niet gelezen had en het betalingstermijn van het aanslagbiljet reeds verstreken is, dan moet je toch nog nalatigheidsintresten betalen. De FOD Financiën gaat er namelijk van uit dat je het bericht gelezen had. Het aanslagbiljet is bovendien nog steeds beschikbaar via MyMinfin. Kortom, het is zeker aangewezen om de e-Box regelmatig te consulteren.
TIP: ontvang notificaties per mail
Het is ook mogelijk om meldingen van e-Box Enterprise te ontvangen per mail. Op de homepagina van jouw digitale brievenbus, kan je via het tabblad ‘Beheer e-Box’ een mailadres registeren om notificaties te ontvangen.
Enkele mogelijke notificaties zijn:
- Een nieuw bericht of document is beschikbaar in jouw e-Box
- Je ontvangt een waarschuwing omdat een bericht binnenkort gaat vervallen
TIP: Heeft jouw e-Box meerdere gebruikers? Registreer een groepsmailadres zodat iedereen alle meldingen ontvangt.
Ontvang een herinnering over het UBO-register
Is jouw onderneming een vennootschap, VZW, trust of stichting? Dan registreert de wettelijke vertegenwoordiger de uiteindelijke begunstigde(n) via het online UBO-register.
Elke wijziging met betrekking tot een uiteindelijke begunstigde, moet je binnen de maand registreren bij het UBO-register. Als je geen wijzigingen aanbrengt dan moet je de juistheid jaarlijks bevestigen.
Aangezien de jaarlijkse bevestiging vaak vergeten wordt, kan e-Box Enterprise jou hierbij helpen. Je zal namelijk één maand voor de jaarlijkse bevestiging een herinnering ontvangen via e-Box.
Klaar om de sprong te wagen?
Het digitale tijdperk begint meer en meer ‘het nieuwe normaal’ te worden. Het papieren tijdperk lijkt stilaan voorbij. Steeds meer (overheids)instanties werken samen met e-Box Enterprise om voortaan documenten digitaal te versturen naar burgers en ondernemingen. Benieuwd naar de mogelijke afzenders van e-Box Enterprise? Bekijk de lijst hier.
Hoewel het gebruik van e-Box Enterprise momenteel niet verplicht is, zou dit wel het geval zijn in de nabije toekomst.
Onze Bofidi-experten helpen je graag verder
Heb je specifieke vragen over e-box Enterprise? Aarzel dan niet om ons te contacteren. Het team van Bofidi experten helpt je graag verder.