Dans le cadre de la bonne gouvernance, les entreprises et les associations, quelle que soit leur taille, doivent mettre en place un système de contrôle interne adéquat. Dans cet article, nous examinons ce que cela signifie pour les petites et moyennes ASBL, comment elles peuvent mettre en place un tel système et, plus spécifiquement, comment il est possible d’établir un système de contrôle interne limité pour auditer les achats de l’entité.
Système de contrôle interne
L’objectif d’un système de contrôle interne est de protéger les comptes contre d’éventuelles erreurs, intentionnelles ou non, causées par des personnes au sein de l’organisation. La responsabilité de la mise en place d’un tel système incombe à l’organe directeur de l’organisation. Il convient toutefois de noter que la nature et la taille qui sont requises pour un système de contrôle interne dépendent fortement de la nature et de la taille des activités de l’ASBL. En d’autres termes, il n’est ni nécessaire ni efficace pour une petite ASBL locale de mettre en place un système de contrôle élargi, mais elle n’en est pas non plus totalement dispensée.
Séparation des fonctions
La séparation des fonctions est un élément essentiel de tout système de contrôle interne. Ce terme fait référence à la répartition des responsabilités et des pouvoirs entre différentes personnes au sein de l’organisation, de sorte que plusieurs personnes soient toujours impliquées dans une transaction. Appliquée concrètement au processus d’achats, cela signifie idéalement que la commande, l’enregistrement de la réception des marchandises, le contrôle de la facture et la transmission de l’instruction de paiement ne soient pas effectués par la même personne. Lorsque plusieurs personnes sont impliquées dans une transaction, il y a moins de risque que des erreurs passent inaperçues. Cela a également un effet préventif, en réduisant la tentation de commettre une fraude. On rétorquera souvent que dans les petites organisations, il n’est pas évident de mettre en œuvre une séparation des tâches. Pourtant, quelques règles simples peuvent déjà faire toute la différence. La séparation des fonctions est également une question de choix et n’est pas nécessairement liée à la taille de l’organisation. Il est en effet tentant de tout mettre entre les mains du trésorier parce que cela fonctionne de manière plus fluide.
Le principe des quatre yeux
Un exemple de séparation des fonctions au niveau du processus d’achats d’une petite ASBL est le principe des quatre yeux , selon lequel tout achat requiert toujours l’implication de deux personnes différentes. On peut par exemple décider que les factures ne soient pas envoyées au trésorier, mais à un autre membre du conseil d’administration, qui les approuve ensuite pour traitement et paiement. Le trésorier ne sera autorisé à traiter et payer une facture qu’après cette approbation formelle. Si ce contrôle est effectué de manière cohérente et correcte, cela réduira considérablement le risque de paiement de factures pour des services non rendus. Périodiquement et au moins une fois par an, une personne autre que le trésorier pourra contrôler les paiements en adéquation avec les factures originales. Si l’adresse de facturation est différente de celle du trésorier, les rappels de paiement ne parviennent plus non plus directement à ce dernier. En cas de retard de paiement, ce retard est alors détecté à un stade précoce et on peut facilement en rechercher la cause (négligence ou maladie du trésorier, paiements transférés vers un compte privé au lieu de celui du fournisseur, etc.).
Mise en place d’un audit
Pour qu’un audit soit efficace, il est essentiel qu’il soit appliqué de manière cohérente et correcte. Le contrôle ne doit pas être facile à contourner. Aussi, si l’on veut vérifier par la suite le fonctionnement du contrôle, il est essentiel que l’on puisse retrouver des traces de sa mise en place. Dans le cadre de l’exemple relatif à la vérification de chaque facture d’achat, cela signifie qu’il doit être possible de prouver a posteriori que le contrôle a été appliqué partout. Un contrôle effectué par une deuxième personne qui autorise verbalement le paiement est par exemple difficile à prouver a posteriori. Une meilleure approche serait notamment que la personne chargée du contrôle appose sa signature sur chaque facture d’achat approuvée.
Comptabilité et pièces justificatives
Selon la loi, toute ASBL, quelle que soit sa taille, doit tenir une comptabilité (simplifiée). Toutefois, la simple tenue d’une comptabilité et la conservation des pièces justificatives y relatives n’équivaut pas à un système de contrôle interne. Ainsi, il est possible qu’une personne ayant accès à la comptabilité y ajoute des factures personnelles, que des factures fictives pour des services non rendus se retrouvent dans les comptes, que des factures soient comptabilisées et payées deux fois, ou que des fournisseurs facturent des prix ou des quantités incorrects, ce qui peut n’être découvert que plus tard, lors d’un audit supplémentaire, externe ou non (par exemple, par une instance gouvernementale). Pourtant, l’exercice de la comptabilité offre de nombreuses possibilités de mettre en place un système de contrôle.
Correspondance à 2 ou 3 voies
La correspondance à deux voies est la correspondance de base entre la commande, d’une part, et la facture d’achat reçue, d’autre part. Les prix et les quantités qui figurent sur la facture sont confrontés à la commande ou au bon de commande correspondants. En outre, lors de l’achat de certains biens ou services, le fournisseur délivrera un bon de livraison. Lorsqu’il est possible de faire correspondre la commande, la livraison et la facture, on parle de correspondance à trois voies. Il est clair que ce contrôle est optimal en combinaison avec la séparation des fonctions décrite plus haut, où la commande, la réception des marchandises et l’examen de la facture ne sont pas effectués par la même personne. Cette vérification peut prendre beaucoup de temps et sera difficile à réaliser si tous les documents ne sont pas conservés de manière centralisée. À cet égard, la numérisation de ce processus offre des possibilités intéressantes. Elle implique un gain de temps conséquent, car certains contrôles de routine peuvent être effectués de manière semi-automatique. En effet, les documents relatifs à la commande et à la livraison, ainsi que la facture, sont stockés et gérés de manière centralisée, ce qui permettra au logiciel informatique de relier les documents entre eux. Il est également possible de mettre en place une séparation des fonctions au niveau du logiciel en établissant des autorisations différentes pour chaque membre de l’organisation impliqué dans le processus. En outre, il est toujours possible de retrouver après coup une trace de la correspondance à deux ou trois voies.
Possibilités informatiques
À l’heure actuelle, un certain nombre de programmes comptables proposent des modules distincts pour intégrer ces contrôles internes à la comptabilité traditionnelle. L’avantage est que la réalisation cohérente et correcte d’un contrôle est vérifiée par le logiciel informatique avant que l’écriture prévue puisse être comptabilisée. Dans le passé, ces systèmes avaient la réputation d’être chers, lourds et uniquement adaptés aux très grandes entreprises. Aujourd’hui, il existe de nombreuses possibilités sur le marché qui sont aussi devenues accessibles aux petites structures. Outre les progiciels intégrés, des applications logicielles sont également disponibles pour numériser uniquement le processus d’achat, de la commande à la réception de la facture. Ces informations peuvent ensuite être reliées au progiciel de comptabilité interne ou transférées à l’expert-comptable externe.
Exemple de processus d’achat
À titre d’illustration, voici encore un exemple de processus de contrôle des achats d’une association, étayé ou non par un système informatique approprié. Trois personnes travaillent dans l’administration d’une association, les personnes A, B et C. On souhaite contrôler les processus d’achat et de paiement sur la base du principe des quatre yeux. On décide donc que toutes les commandes doivent être passée par A. Avant que A puisse passer la commande, celle-ci doit être approuvée par B. Cette approbation est transmise par le biais d’un e-mail qui mentionne le bien ou le service, ainsi que son prix. Dès réception de la facture, A la transmet à C, accompagnée de l’e-mail de B. Si C l’approuve, C effectue alors le paiement.
Si on applique correctement le processus décrit ci-dessus, A et B ne pourront jamais passer une commande séparément sans intervention l’un de l’autre et C saura que la transaction a été examinée par au moins deux personnes. Notez que dans l’exemple ci-dessus C peut effectuer les paiements seul. Toutefois, les portails bancaires offrent de nos jours de nombreuses possibilités d’attribution des pouvoirs de signature. Et là aussi, des contrôles supplémentaires sont possibles. On peut par exemple décréter que la personne qui effectue les paiements, la personne C, ne puisse pas créer de nouveau bénéficiaire ou modifier les coordonnées bancaires d’un bénéficiaire existant.
Si on remplace dans l’exemple ci-dessus l’e-mail d’approbation par une approbation au sein d’un système informatique approprié, le système de contrôle sera encore plus strict et plus clair. On peut encore aller un peu plus loin en initiant toutes les commandes via le système informatique. Les possibilités de commandes peuvent par exemple être limitées à certains fournisseurs qui figurent dans un fichier, ou le logiciel peut empêcher que la personne qui passe la commande, la personne A, soit autorisée à ajouter un nouveau fournisseur. En numérisant et en centralisant toutes les étapes du processus d’achat dans une seule application logicielle, on dispose toujours d’un aperçu chronologique de toutes les commandes clôturées et en cours, on peut facilement suivre les factures qui n’ont pas encore été approuvées, on a un aperçu clair des commandes clôturées mais pour lesquelles la facture n’est pas encore rentrée, etc.
Conclusion
Pour garantir une comptabilité correcte, il est essentiel que toute association, quelle que soit sa taille, réfléchisse à la façon dont elle contrôle ses différentes transactions, de manière à éviter d’éventuels erreurs ou abus. Il appartient à l’organe directeur d’y intégrer des contrôles appropriés et de mettre en place un système de contrôle qui soit adapté à la situation spécifique. La séparation des fonctions constitue à cet égard un élément indispensable qui, contrairement à ce que l’on prétend souvent, peut également être appliqué dans les petites organisations. Avec quelques règles simples, on peut déjà faire beaucoup. La correspondance à deux ou trois voies constitue un contrôle de base dans le processus d’achat. La numérisation du processus d’achat et du flux de documents y relatif offre ici des avantages indéniables en termes de contrôle interne : gain de temps, contrôle standardisé, séparation intégrée des fonctions et piste d’audit a posteriori. Il existe sur le marché un vaste choix d’applications logicielles qui peuvent être utilisées à cet effet et qui sont de plus en plus accessibles aux petites organisations également.
Cet article a été rédigé par Frank Bloemen.