In kader van deugdelijk bestuur dienen zowel ondernemingen als verenigingen, ongeacht hun grootte, een adequaat intern controlesysteem op te zetten. In dit artikel gaan we in op wat dit betekent voor de kleine en middelgrote VZW’s, hoe zij dergelijke systeem kunnen opzetten en meer specifiek hoe men een beperkt intern controlesysteem voor nazicht van de aankopen van de entiteit kan opzetten.
Intern controlesysteem
Het doel van een intern controlesysteem is het vrijwa- ren van de boekhouding van mogelijke fouten, al dan niet opzettelijk veroorzaakt door personen binnen de organisatie. De verantwoordelijkheid voor het opzetten van dergelijk systeem ligt bij het bestuursorgaan van de organisatie. Merk echter op dat de vereiste aard en grootte van een intern controlesysteem sterk afhankelijk is van aard en grootte van de activiteiten van de VZW. Met andere woorden, het is niet vereist, noch efficiënt dat een kleine lokale VZW een uitgebreid controlesys- teem opzet, maar toch is ook zij niet volledig vrijgesteld van het opzetten van een controlesysteem.
Functiescheiding
Functiescheiding is een essentieel onderdeel van elk intern controlesysteem. Met deze term wordt het ver- delen van verantwoordelijkheden en bevoegdheden over verschillende personen binnen de organisatie, zodat steeds meerdere mensen betrokken zijn bij een transactie, bedoeld. Concreet toegepast op het aankoopproces betekent dit dat de bestelling, het registreren van de ontvangst, de controle van de factuur en het doorgeven van de betalingsinstructie idealiter niet door dezelfde persoon gebeuren. Wanneer meerdere personen betrokken zijn bij een transactie, is de kans kleiner dat fouten onopgemerkt blijven. Er gaat ook een preventieve werking van uit, waardoor de verleiding tot het plegen van fraude verminderd wordt. Vaak zal opgeworpen worden dat het in kleinere organisaties niet evident is om een functiescheiding door te voeren. Toch kunnen enkele eenvoudige regels al een heel verschil maken. Functiescheiding is ook een kwestie van keuzes maken en hangt niet noodzakelijk samen met de grootte van de organisatie. Het is inderdaad verleidelijk om alles maar in handen van de penningmeester te geven omdat dat vlotter werkt.
Het vierogenprincipe
Een voorbeeld van een functiescheiding bij het aankoopproces in een kleine VZW is het zogenaamde ‘vierogenprincipe’, waarbij bij elke aankoop twee ver- schillende personen betrokken zijn. Zo kan men ervoorp opteren om de facturen niet bij de penningmeester te laten toekomen, maar bij een ander bestuurslid, dat vervolgens de factuur goedkeurt voor verwerking en betaling. De penningmeester zal een factuur pas na deze formele goedkeuring mogen verwerken en betalen. Als deze controle consistent en correct wordt uitgevoerd, zal dit het risico op het betalen van facturen voor niet-geleverde prestaties aanzienlijk verminderen. Periodiek en minstens jaarlijks kunnen de betalingen afgestemd worden met de originele facturen door iemand anders dan de penningmeester. Wanneer het factuuradres verschillend is van dit van de penningmeester komen ook de betalingsherinneringen niet meer rechtstreeks bij de penningmeester terecht. Ingeval van betalingsachterstand wordt dit in een vroeg stadium ontdekt en kan de reden hiervoor onderzocht worden (nalatigheid of ziekte van de penningmeester, betalingen overgeschreven naar een privérekening i.p.v. naar de leverancier, …). Implementeren van een controle
Essentieel aan een goede controle is dat deze consistent en correct wordt toegepast. Het mag niet eenvoudig zijn om de controle te omzeilen. Als men achteraf de werking van de controle wil nagaan, is het dan ook essentieel dat er spoor van de uitgevoerde controle terug te vinden is. Voor het voorbeeld betreffende de controle van iedere aankoopfactuur betekent dit dat er achteraf aangetoond kan worden dat de controle overal is toegepast. Zo is bijvoorbeeld een nazicht door een tweede persoon dewelke mondeling toestemming geeft tot betaling achteraf moeilijk te bewijzen. Een betere aanpak zou bijvoorbeeld de handtekening van de controlerende persoon op iedere goedgekeurde aankoopfactuur zijn.
Boekhouding en stavingsdocumenten
Overeenkomstig de wet dient iedere VZW, ongeacht haar grootte, een (vereenvoudigde) boekhouding te voeren. Het louter voeren van een boekhouding en het bijhouden van de bijhorende stavingsstukken is echter niet gelijk te stellen aan een intern controlesysteem. Zo is het mogelijk dat iemand met toegang tot de boek- houding persoonlijke facturen toevoegt, dat spookfacturen voor niet-geleverde diensten in de boekhouding terechtkomen, dat facturen dubbel geboekt en betaald worden, of dat leveranciers verkeerde prijzen of hoe- veelheden aanrekenen, hetgeen eventueel pas later bij een extra, al dan niet externe, controle naar boven komt (bijvoorbeeld door een overheidsinstantie). Het voeren van de boekhouding biedt echter wel veel mogel ijkheden tot het opzetten van een controlesysteem.
2 of 3-way matching
2-way matching is de basisafstemming tussen enerzijds de bestelling en anderzijds de ontvangen aankoopfac- tuur. De prijzen en hoeveelheden op de factuur worden afgestemd met de onderliggende bestelbon of overeenkomst. Bij de aankoop van bepaalde goederen of diensten zal ook nog een leverbon worden bezorgd door de leverancier. Wanneer bestelling, levering en factuur met elkaar kunnen afgestemd worden, spreekt men van 3-way matching. Het is duidelijk dat deze toetsing optimaal is in combinatie met de hoger beschreven functiescheiding waarbij de bestelling, de ontvangst van de goederen en het nazicht van de factuur niet door dezelfde persoon gebeuren. Deze afstemming kan tijdrovend zijn en zal moeilijk ver- lopen wanneer niet alle documenten centraal bewaard worden. Het digitaliseren van dit proces biedt hier interessante mogelijkheden. Er is tijdswinst omdat bepaalde routinecontroles semiautomatisch kunnen verlopen. De documenten met betrekking tot bestelling en de leve- ring, alsook de factuur worden immers centraal bewaard en beheerd, waardoor de software de documenten aan elkaar zal kunnen koppelen. Er kan softwarematig een functiescheiding gecreëerd worden, waarbij per lid van de organisatie verschillende machtigingen worden ingesteld. Bovendien is er achteraf steeds een spoor terug te vinden van de 2-of 3-way match.
IT-mogelijkheden
Een aantal boekhoudprogramma’s biedt vandaag aparte modules aan om, naast de klassieke boekhouding, deze interne controles in te bouwen. Het voordeel hiervan is dat de consistente en correcte toepassing van een controle softwarematig wordt opgevolgd voordat de beoogde boeking verder verwerkt kan worden. In het verleden hadden dergelijke systemen de connotatie duur, omslachtig en enkel geschikt voor hele grote ondernemingen te zijn. Vandaag zijn er al talrijke moge- lijkheden op de markt die ook voor de kleine verenigingen bereikbaar zijn geworden. Naast de geïntegreerde pakketten zijn ook softwaretoepassingen beschikbaar om enkel het aankoopproces van bestelling tot ontvangst van de factuur te digitaliseren. Deze informatie kan vervolgens worden gekoppeld aan het interne boekhoudpakket of worden overgemaakt aan de externe boekhouder.
Voorbeeld aankoopproces
Ter illustratie geven wij nog een voorbeeld van een controleproces op de aankopen van een vereniging, al dan niet steunend op een gepast informatiesysteem. Bij een vereniging werken drie mensen op de administratie, personen A, B en C. Men wenst het aankoop- en betalingsproces te controleren op basis van een vierogenprincipe. Bijgevolg beslist men dat iedere bestelling geplaatst moet worden door A. Voordat A een bestelling mag plaatsen, dient deze goedkeuring te hebben van B. Deze goedkeuring gebeurt door een mail dewelke het goed of de dienst vermeldt, alsook de prijs ervan. Zodra de factuur binnenkomt, bezorgt A de factuur en de mail van B samen aan C. Indien C deze goedkeurt, voert C ook de betaling uit.
Als men bovenstaand proces correct toepast, zullen A en B nooit apart een bestelling kunnen plaatsen zonder tussenkomst van elkaar en weet C dat de verrichting door minstens twee personen bekeken is. Merk op dat C hierboven de betalingen alleen kan uitvoeren. Bankportalen vandaag bieden echter veel mogelijkheden om de handtekeningsbevoegdheden toe te wijzen. Ook hier zijn verdere controles mogelijk. Zo kan ingesteld worden dat diegene die de betalingen doet, persoon C, geen nieuwe begunstigde kan aanmaken of de bankgegevens van een bestaande begunstigde niet kan wijzigen.
Indien men in bovenstaand voorbeeld de goedkeurings- mail wijzigt door een goedkeuring binnen een gepast informatiesysteem, zal het controlesysteem nog sterker en overzichtelijker worden. Men kan een stap verder gaan door ook alle bestellingen via het informatiesysteem te initiëren. De mogelijkheid om te bestellen kan beperkt worden tot bepaalde leveranciers die in een bestand zijn opgenomen. De software kan verhinderen dat diegene die de bestellingen doet, persoon A, gemachtigd is om een nieuwe
leverancier toe te voegen. Door alle stappen in het aankoopproces digitaal te laten verlopen en te centraliseren binnen één softwaretoepassing heeft men steeds een chronologisch overzicht van alle afgewerkte en lopende bestellingen, kan men gemakkelijk opvolgen welke facturen nog niet goed-
gekeurd zijn, heeft men een zicht op bestellingen die afgewerkt zijn, maar waarvoor de factuur nog niet is toegekomen, enz.
Besluit
Om een correcte boekhouding te garanderen, is het essentieel dat eender welke vereniging, ongeacht haar grootte, nadenkt over hoe zij haar verschillende trans- acties controleert, om zo eventuele fouten of misbruik te voorkomen. Het is aan het bestuursorgaan om hier gepaste controles in te bouwen en om een controlesysteem op te zetten dat aangepast is aan de specifieke situatie. Functiescheiding is hierin een onmisbaar element, hetgeen, in tegenstelling tot wat vaak beweerd wordt, ook in kleine organisaties kan toegepast worden. Met enkele eenvoudige regels kan al heel wat bereikt worden. De 2-way of 3-way match is een basiscontrole in het aan- koopproces. Het digitaliseren van het aankoopproces en bijhorende documentenstroom biedt hier onmiskenbaar voordelen naar interne controle toe: tijdswinst, gestandaardiseerde controle, ingebouwde functiescheiding en een controlespoor achteraf. Er is een uitgebreide keuze aan softwaretoepassingen op de markt die hiervoor kunnen worden aangewend en die ook voor kleinere organisaties steeds bereikbaarder worden.
Dit artikel werd geschreven door Frank Bloemen.