Signature éléctronique de documents – Comment rester pratique en période de distanciation sociale?

Irene Tromp   |  

Irene Tromp

Irene Tromp

Irene est conseillère juridique et elle fait partie de l'équipe BOFIDI Tax & Legal.

MEER VAN DEZE AUTEUR
View all Posts

Dans le contexte de la pandémie Covid 19 qui a frappé notre pays il y a presque un an, nous avons été amenés à travailler de plus en plus de manière numérique. Les réunions physiques n’ont pas été remplacées par des courriels, mais bien par des vidéoconférences. En même temps, les signatures physiques ont été en grande partie remplacées par des signatures numériques.

Mais quelle est en fait la validité de ces signatures électroniques ?

La base : 3 types de signatures électroniques

1. La base

En Belgique, la loi du 21 juillet 2016 « eIDAS et archivage électronique » (ci-après la « Loi ») est basée sur le règlement européen eIDAS. Le SPF Économie est chargé du contrôle de la qualification et de la supervision des prestataires de services fiduciaires établis en Belgique.

Nous expliquerons brièvement ci-dessous les trois types de signatures électroniques que la loi définit.

Bon à savoir, la signature électronique ne s’applique qu’à des personnes physiques. Pour les personnes morales, il existe un cachet électronique qui fonctionne selon les mêmes principes.

Le règlement eIDAS précise qu’une signature électronique (quels que soient la technologie et le niveau) ne peut être refusée comme preuve dans une procédure judiciaire au seul motif qu’elle est électronique ou non qualifiée. Toutefois, pour être utilisées dans des procédures, les signatures électroniques doivent être « fiables ». La « fiabilité » d’une signature électronique peut être prouvée par tous les moyens légaux. En général, plus une signature électronique est sophistiquée, plus sa fiabilité sera facile à prouver. Comme nous le verrons plus loin, seule la signature électronique qualifiée est assimilée à une signature physique écrite. La validité des signatures ordinaires et avancées est examinée par le tribunal en cas de contestation.

2. La signature électronique simple

La signature électronique simple est la forme de signature la moins sophistiquée et la moins sécurisée et est donc relativement facile à falsifier. Pensez par exemple à une signature scannée, une signature PDF ou une signature sous un courriel.

3. La signature électronique avancée

Une signature électronique avancée doit :

  • être liée au signataire de manière unique,
  • permettre d’identifier le signataire,
  • être réalisée à l’aide de données de création de signature électronique que le signataire peut utiliser sous son seul contrôle avec un niveau de confiance élevé (par exemple au moyen d’un mot de passe ou d’un code PIN), et
  • être liée aux documents signés de manière à ce que toute modification ultérieure puisse être identifiée.

Nous pensons par exemple à des programmes tels que DocuSign, Adobe Sign, HelloSign, ou le jeton d’authentification généré par votre carte bancaire lors de la signature de transactions bancaires…

4. La signature électronique qualifiée

Cette signature est la plus sophistiquée et elle est assimilée à une signature manuscrite. Cette signature est considérée comme valide, sauf preuve contraire par la procédure de refus de signature.

Le terme « qualifié » signifie qu’une signature avancée a été créée à l’aide d’un dispositif de création de signature électronique qualifié, et repose sur un certificat qualifié de signature électronique. La technologie et les processus de ces signatures sont soumis à des conditions très strictes.

Par le biais du SPF Économie  et de la Commission européenne, vous pouvez obtenir des listes de prestataires de services belges pour des signatures électroniques qualifiées.

En Belgique, les formes les plus connues sont les applications Itsme et eID.

Pour la France, DocuSign France est accepté comme prestataire de services qualifié.

En pratique

1. Assemblée générale et conseils d’administration

En général, les procès-verbaux (non les listes de présence) de l’assemblée générale ou du conseil d’administration doivent être signés par deux administrateurs au maximum et, en outre, par tous les administrateurs qui le souhaitent.

Afin d’éviter toute discussion ultérieure, les signatures manuscrites ou qualifiées sont préférées.

2. Le greffe

Pour le dépôt de documents au greffe (par exemple, les propositions de fusion, les procès-verbaux d’une assemblée générale extraordinaire pour les ASBL, les Scomm, etc.), nous recommandons de toujours déposer des originaux signés à la main. N’oubliez pas que si le greffe n’accepte pas une signature électronique, vous aurez probablement perdu beaucoup de temps précieux.

Si certains administrateurs vivent ou résident à l’étranger, nous vous recommandons d’organiser à temps la signature et l’envoi des originaux par courrier.

3. Le notaire

En raison des restrictions imposées par le corona, de nombreux notaires ont passé des actes par procuration.

Notre expérience montre qu’il n’y a pas encore d’uniformité quant à l’acceptation et l’application des signatures électroniques par les notaires. Pour des procurations et des lettres de renonciation certains notaires n’acceptent que des originaux signés à la main. À l’opposé, d’autres notariats sont très souples et acceptent des signatures manuscrites scannées (la « signature électronique ordinaire »).

Nous recommandons donc de toujours se mettre d’accord au préalable avec le notaire sur la manière dont l’acte sera passé et si les documents soumis peuvent être scannés.

4. Comptes annuels, réviseurs d’entreprise

Le compte annuel publié auprès de la BNB ne comporte pas de signature et est téléchargé au moyen de l’eID.

Il reste encore à savoir si la copie à usage interne peut être signée par les administrateurs compétents au moyen d’une signature électronique. Un certain nombre d’entreprises utilisent déjà cette méthode, toutefois uniquement en cas de signatures qualifiées. Nous vous recommandons vivement de toujours utiliser une signature électronique qualifiée.

Le 14 octobre 2020, le Centre d’information du révisorat d’entreprises (ICCI) a adopté une position concernant la validité juridique de la signature DocuSign.

5. Accords

Le 1er novembre 2020, la réforme du droit de la preuve est entrée en vigueur. Le législateur a pris en compte la digitalisation dans notre vie quotidienne.

Rien ne vous empêche donc d’utiliser des signatures simples ou avancées pour signer un accord. Que vous optiez pour cette solution, ou pour une signature manuscrite ou qualifiée, cela dépendra donc principalement des intérêts financiers en jeu, ou de votre relation avec l’autre (les autres) partie(s).

Effectuer soi-même une signature qualifiée

Pour effectuer vous-même une signature qualifiée, il vous faut votre eID et quelques logiciels

  • disponibles sur https://eid.belgium.be/fr. Les signatures effectuées de cette manière sont des signatures qualifiées.
  • Pour les fichiers PDF : activez Acrobat Reader d’Adobe et allez dans le menu « outils », puis « certificats » et enfin « signature numérique ». Vous trouvez ces explications également sur le site web eID.

Précédent

«

Prochaine

»