Elektronische ondertekening van documenten – Hoe het praktisch te houden in tijden van social distancing?

Irene Tromp   |  

Irene Tromp

Irene Tromp

Irene is juridisch adviseur in het BOFIDI Tax & Legal team.

MEER VAN DEZE AUTEUR
View all Posts

In de nasleep van de Corona pandemie die begin 2020 op gang kwam, zijn we allemaal nog meer digitaal gaan werken. Fysieke meetings werden niet vervangen door e-mails, maar wel door video conferences. Handtekeningen in inkt werden grotendeels vervangen door digitale handtekeningen.

Maar wat is nu eigenlijk de geldigheid van elektronische handtekeningen?

De basis: 3 soorten elektronische handtekeningen

1. De basis

In België geldt de Wet van 21 juli 2016 “eIDAS en elektronische archivering” (hierna de “Wet”), gebaseerd op de Europese eIDAS-verordening. De FOD economie staat in voor het toezicht op de kwalificatie en supervisie van in België gevestigde vertrouwensdienstverleners.

De Wet maakt een onderscheid tussen drie soorten van elektronische handtekeningen, die we hierna elk kort zullen bespreken.

Let op dat de elektronische handtekening enkel voor natuurlijke personen geldt. Voor rechtspersonen werd een elektronische zegel ingevoerd, die werkt volgens dezelfde principes.

De eIDAS-verordening verduidelijkt dat een elektronische handtekening (ongeacht de gebruikte technologie en het niveau) niet als bewijsmiddel in juridische procedures mag worden geweigerd, louter omdat ze elektronisch is of niet-gekwalificeerd. Let wel op dat elektronische handtekeningen “betrouwbaar” moeten zijn om gebruikt te kunnen worden in procedures. Hoe “betrouwbaar” een e-handtekening is, kan met alle middelen van recht worden bewezen. Hoe gesofisticeerder een e-handtekening, hoe gemakkelijker de betrouwbaarheid doorgaans te bewijzen valt. Zoals we hierna zullen zien, wordt enkel de gekwalificeerde elektronische handtekening gelijkgesteld met een schriftelijke, fysieke handtekening. De gewone en geavanceerde handtekening worden door de rechter getoetst op hun geldigheid in geval van een betwisting.

2. De gewone elektronische handtekening

De gewone elektronische is de minst gesofisticeerde, minst beveiligde vorm van een elektronische handtekening en is dus relatief eenvoudig te vervalsen. Hierbij denken we bijvoorbeeld aan een scan van een geschreven handtekening, een PDF-handtekening of een handtekening onder een e-mail.

3. De geavanceerde elektronische handtekening

Een geavanceerde elektronische handtekening moet:

  • op unieke wijze met de ondertekenaar verbonden zijn,
  • het mogelijk maken om de ondertekenaar te identificeren,
  • tot stand gekomen zijn met gegevens voor het aanmaken van elektronische handtekeningen die de ondertekenaar, met een hoog vertrouwensniveau, onder zijn uitsluitende controle kan gebruiken (bijvoorbeeld door middel van een paswoord of pincode), en
  • op zodanige wijze aan de daarmee ondertekende gegevens verbonden zijn, dat elke wijziging achteraf van de gegevens kan worden opgespoord.

Hierbij denken we bijvoorbeeld aan programma’s zoals DocuSign, Adobe Sign, HelloSign, de token gegenereerd door uw bankkaart bij het ondertekenen van banktransacties…

4. De gekwalificeerde elektronische handtekening

Dit is de meest gesofisticeerde handtekening en wordt gelijkgesteld aan een handgeschreven handtekening. Deze handtekening wordt geacht geldig te zijn, tenzij het tegendeel bewezen wordt via de procedure van ontkenning van handtekening.

Met “gekwalificeerd” wordt een geavanceerde handtekening bedoeld die aangemaakt is met een gekwalificeerd middel voor het aanmaken van elektronische handtekeningen en gebaseerd is op een gekwalificeerd certificaat voor elektronische handtekeningen. De technologie en processen voor deze handtekeningen zijn aan heel strikte voorwaarden onderworpen.

Via de FOD Economie en de Europese Commissie  kan u lijsten met Belgische dienstverleners voor gekwalificeerde elektroniche handtekeningen.

In België zijn de meest gekende vormen hiervan de Itsme en e-ID toepassingen.

Op Frans niveau wordt DocuSign France aanvaard als gekwalificeerde dienstverlener.

Praktisch

1. Algemene vergadering en raden van bestuur

Notulen (niet: aanwezigheidslijsten) van de algemene vergadering of raad van bestuur, dienen meestal door maximaal twee bestuurders en daarnaast de eventuele bestuurders die dit wensen, ondertekend te worden.

Handgeschreven of gekwalificeerde handtekeningen genieten de voorkeur voor ondertekening, om enige discussie achteraf uit te sluiten.

2. De griffie

Voor de neerlegging van documenten op de griffie (bijvoorbeeld fusievoorstellen, notulen van een buitengewone algemene vergadering voor VZW’s, CommV’s etc.) bevelen we aan om dit altijd te doen met handgetekende originelen. Indien de griffie een e-handtekening niet aanvaardt, dan gaat er immers veel kostbare tijd verloren.

Indien bepaalde bestuurders in het buitenland wonen of verblijven, raden we aan om tijdig de ondertekening en verzending van originelen per koerierdiensten te organiseren.

3. De notaris

Door de corona maatregelen hebben veel notariaten akten verleden door middel van volmachten.

Onze ervaring hierin is dat er nog geen uniformiteit is in de aanvaarding en toepassing van elektronische handtekeningen door notariaten. Bepaalde notariaten aanvaarden enkel originele kopieën van volmachten en verzakingsbrieven met handgeschreven handtekeningen. Andere notariaten stellen zich dan weer zeer flexibel op en aanvaarden scans van handgeschreven handtekeningen (de “gewone elektronische handtekening”).

We raden dan ook aan om altijd duidelijk van te voren af te spreken met de notaris hoe de akte verleden zal worden en of originelen noodzakelijk zijn, of dat scans/ volstaan.

4. Jaarrekening, bedrijfsrevisoren

De jaarrekening die gepubliceerd wordt bij de NBB, heeft geen handtekening en wordt geüpload met behulp van e-ID.

Dan rest de vraag of het exemplaar voor intern gebruik met e-handtekening ondertekend kan worden door de bevoegde bestuurders. Een aantal bedrijven doen dit al, maar wel met gekwalificeerde handtekening. Wij raden ook ten zeerste aan om dit altijd te doen met gekwalificeerde elektronische handtekening.

Het informatiecentrum voor het bedrijfsrevisoraat (ICCI) heeft op 14 oktober 2020 een standpunt ingenomen over de rechtsgeldigheid van handtekeningen DocuSign.

5. Overeenkomsten

Op 1 november 2020 is het nieuwe bewijsrecht in werking getreden. De wetgever heeft hierbij rekening gehouden met de digitalisering van ons dagelijkse leven.

Niets houdt u dus tegen om eenvoudige of geavanceerde handtekeningen te gebruiken voor de ondertekening van een overeenkomst. Of u hiervoor opteert, dan wel voor een handgeschreven of gekwalificeerde handtekening, zal dan ook voornamelijk afhangen van de financiële belangen bij de overeenkomst, of hoe goed u de tegenpartij(en) kent.

Zelf gekwalificeerd ondertekenen

Gekwalificeerd ondertekenen kan men zelf doen met de e-ID en de hulp van een paar handige tools:

  • Met de e-ID via software beschikbaar op https://eid.belgium.be/nl. Handtekeningen die op deze manier geplaatst worden, zijn gekwalificeerde handtekeningen.
  • Voor PDF bestanden: in de Acrobat Reader van Adobe gaat u in het menu naar ‘gereedschappen’ en vervolgens naar ‘certificaten’ en tot slot naar ‘digitaal ondertekenen’. Ook dit wordt uitgelegd op de e-ID website.

Vorige

«

Volgende

»