Onder invloed van het Europees voorstel tot modernisering en digitalisering van het btw-systeem (VAT in the Digital Age), heeft de minister van financiën het voornemen aangekondigd om elektronische facturatie, ofwel E-invoicing, te verplichten voor Belgische B2B-transacties.
Wat is E-invoicing?
Tot op heden hanteert België een vrij algemene definitie voor elektronische facturatie, zijnde dat iedere factuur die in om het even welke elektronische vorm wordt uitgereikt en ontvangen, een ‘E-invoice’ is. Dus ook facturen die in PDF-format of als bijlage bij een e-mail worden verstuurd en ontvangen, worden bestempeld als ‘E-invoice’.
Een dergelijke invulling van de E-factuur is echter achterhaald als men kijkt naar de huidige mogelijkheden op het vlak van automatisering en digitalisering van het facturatieproces.
Daarom wordt er, in lijn met de Europese norm, een nieuwe definitie geïntroduceerd waarbij men enkel nog zal spreken van een ‘E-invoice’ indien de factuur wordt opgesteld, verzonden en ontvangen in een gestructureerde elektronische vorm die de automatische en elektronische verwerking ervan mogelijk maakt. PDF-facturen zullen bijvoorbeeld dus niet langer kwalificeren als ‘E-invoice’.
Bovendien moet de elektronische facturatie verlopen conform het PEPPOL-framework, zijnde een internationaal afsprakenkader omtrent de format en uitwisseling van elektronische facturen.
Praktisch: hoe werkt E-invoicing via PEPPOL?
PEPPOL is niet alleen de benaming van een internationaal afsprakenkader rond e-invoicing, het staat ook voor een internationaal beveiligd netwerk, bestaande uit verschillende access points, waartussen elektronische factureren verstuurd kunnen worden.
Summier geschetst, gaat dit als volgt in zijn werk:
Bedrijf A maakt via zijn facturatie-/boekhoudpakket connectie met een PEPPOL Acces Point. Via dat Acces point zal de e-invoice vervolgens worden doorgestuurd naar het PEPPOL Access Point waarmee de klant, Bedrijf B, verbonden is. De e-invoice zal dan vervolgens volledig automatisch ingeladen worden in het softwarepakket van bedrijf B.
Klinkt PEPPOL nog steeds als een abstract gegeven? Geen zorgen, op vandaag zijn de meeste ERP-/boekhoudpakket al afgestemd op de technische vereisten van het PEPPOL-netwerk, zodat hier eenvoudig op kan worden aangesloten.
Verplichte toepassing van E-invoicing in België
De verplichte toepassing van e-invoicing is niet nieuw in België. Zo moeten ondernemingen die deelnemen aan overheidsopdrachten (B2G-transacties) vandaag al hun facturen in elektronisch format uitreiken indien de geraamde waarde van de aanbesteding meer dan 30.000 EUR bedraagt.
Die verplichting wordt overigens met ingang van 1 november 2023 verder verruimd naar alle overheidsopdrachten met een geraamde waarde van meer dan 3.000 EUR.
De digitalisering stopt echter niet bij de overheidsopdrachten. Men wil vanaf 1 juli 2024 de verplichte elektronische facturatie uitbreiden naar de B2B-transacties (transacties tussen btw-plichtige ondernemingen).
Concreet zou het gaan om de facturatie van in België gelokaliseerde leveringen en diensten tussen in België gevestigde belastingplichtigen (dus ook buitenlandse ondernemingen met een Belgische vaste inrichting).
De volgende ondernemingen ontsnappen (voorlopig) nog aan de verplichte e-invoicing:
- Belastingplichtigen onderworpen aan de vrijstellingsregeling (omzet < 25.000 EUR),
- Belastingplichtigen onderworpen aan de landbouwregeling;
- Belastingplichtigen onderworpen aan een forfaitaire regeling;
- Belastingplichtigen die uitsluitend vrijgestelde handelingen verrichten;
- Buitenlandse belastingplichtigen zonder vaste inrichting.
Voor belastingplichtigen onderworpen aan een bijzondere regeling zoals de vrijstellings- landbouw- of forfaitaire regeling gaat het maar om een voorlopige ontheffing: vanaf 1 januari 2028 zouden ook zij verplicht worden hun facturen elektronisch te versturen en ontvangen.
Met ingang van 1 januari 2028 zal elektronische facturatie ook de nieuwe Europese norm worden.
Timing
Hoewel men een gefaseerde inwerkingtreding voorziet van de verplichte B2B E-invoicing – waarbij in eerste instantie enkel grote ondernemingen met een omzet van 9 miljoen euro verplicht zullen worden hun facturen in een gestructureerd elektronisch format uit te reiken – belooft het een race tegen de klok te worden om alle systemen ‘up en running’ te krijgen.
Vanaf 1 januari 2024 zal elke Belgische btw-plichtige onderneming immers al verplicht worden om E-invoices te kunnen ontvangen en verwerken.
Hieronder geven wij u nog graag een overzicht van de uitrol van de verplichte e-invoicing:
| 1 januari 2024 | In België gevestigde afnemers zijn verplicht E-invoices te kunnen ontvangen. |
| 1 juli 2024 | In België gevestigde ondernemingen met een jaaromzet > 9.000.000 EUR (excl. BTW) |
| 1 januari 2025 | In België gevestigde ondernemingen met een jaaromzet > 700.000 EUR (excl. BTW) |
| 1 juli 2025 | Alle in België gevestigde ondernemingen m.u.v. ondernemingen die onder bijzondere vrijstelling voor kleine ondernemingen of landbouwregeling vallen. |
| 1 januari 2028 | Alle In België gevestigde ondernemingen |
Onze Bofidi-experten helpen je graag verder
Heb je nog specifieke vragen over dit onderwerp? Aarzel dan niet om Larissa te contacteren. Het Bofidi team helpt je graag verder.