Het nieuwe Wetboek Vennootschappen en Verenigingen (hierna ‘WVV’) is op 1 januari 2020 officieel in werking getreden voor alle VZW’s die hun statuten hier nog niet op hadden aangepast. Sinds 1 januari 2020 zijn de dwingende bepalingen dus van toepassing op alle VZW’s, maar verenigingen hebben nog tot en met 31 december 2023 om hun statuten aan te passen.
VZW’s worden voortaan onder dit wetboek, net als vennootschappen, beschouwd als ‘ondernemingen’. VZW’s worden daardoor niet meer beheerst door afzonderlijke wetgeving, maar geïntegreerd in het WVV. Ze worden onderworpen aan een aantal gemeenschappelijke bepalingen in boek 2 en 3 en door boek 9 voor de VZW en boek 10 van het WVV voor de IVZW. Hierdoor komt er een grotere harmonisatie tussen vennootschappen en VZW’s.
Wat zijn hier nu concreet de gevolgen van? We zetten er een aantal voor u uiteen.
De topics die we hieronder behandelen, zijn van dwingend recht en dus belangrijk om goed in het oog te houden. De statuten mogen niet afwijken van dwingend recht, en bij verenigingen die reeds bestonden voor 1 mei 2019 en die hun statuten nog niet hebben laten aanpassen, worden de bepalingen van de statuten in strijd met de dwingende bepalingen van het WVV automatisch overschreven.
Commerciële activiteiten
Onder de oude wetgeving mochten VZW’s of IVZW’s geen nijverheids- of handelsactiviteiten drijven, tenzij die bijkomstig waren aan hun doel. Het criterium van ‘winstoogmerk’ onder de oude wetgeving is onder het WVV veranderd naar ‘winstuitkering’. Onder het WVV mogen (I)VZW’s dus wél commerciële activiteiten uitvoeren én winst genereren, maar die winst mogen ze enkel uitkeren voor zover dit noodzakelijk is om het belangeloos doel te verwezenlijken. Let wel op dat zolang de statuten nog niet aangepast zijn aan het WVV, dit verbod nog stand blijft houden tot en met 31 december 2028. Tijd dus om een grondige blik op uw statuten te werpen!
Maar wat met de vennootschapsbelasting?
Dit heeft op zich geen fiscale impact: het bestaande criterium van de bijkomstigheid van de economische activiteit blijft behouden. Om te weten of uw VZW aan de rechtspersonenbelasting, dan wel aan de vennootschapsbelasting onderworpen wordt en dus al dan niet kan genieten van een gunstig fiscaal statuut, moet u dus rekening houden met de bijkomstigheid van uw economische, commerciële activiteit.
Opgelet!
Ga nog niet al te enthousiast van start met commerciële activiteiten. Als u door de commerciële activiteiten in het toepassingsgebied van de vennootschapsbelasting belandt, dan heeft dit gevolgen voor het werken met vrijwilligers. Hou daarnaast ook rekening met uw overheidssubsidies: heel wat decreten eisen een ‘niet-commerciële’ rechtsvorm als voorwaarde om subsidies toe te kennen en dit werd nog niet in lijn gebracht met het WVV.
Aantal leden en bestuurders
Voortaan zijn er nog maar 2 verplichte leden in plaats van 3. Er is geen verplichte verhouding tussen het aantal leden en bestuurders, met andere woorden hoeft de algemene vergadering niet langer groter te zijn dan het bestuursorgaan. Er wordt in WVV ook niet meer over verschillende types van leden gesproken (oprichters, toegetreden leden), hoewel dit statutaire onderscheid nog steeds mogelijk blijft.
Het WVV regelt nu ook de inzage in het ledenregister, dat nu altijd is toegestaan, ongeacht of er een commissaris werd aangesteld.
Als er maar 2 leden zijn, dan is het toegestaan om maar 2 bestuurders te hebben. Bovendien is coöptatie nu ook mogelijk, tenzij statuten dit uitsluiten.
Bestuurders: dubbele petjes en cascades
Vanaf 1 januari 2020 kan een natuurlijke persoon nog maar in één hoedanigheid zetelen in het bestuursorgaan.
Dit betekent dat als u in bestuursorgaan zetelt in eigen naam, u niet meer tegelijk als vaste vertegenwoordiger van een onderneming kan zetelen en omgekeerd. De sanctie hierop is dat bestuursbeslissingen mogelijk niet meer geldig genomen worden vanaf 1 januari 2020.
Daarnaast wordt er ook komaf gemaakt met de ‘cascade’ van vertegenwoordigingen. Vanaf 1 januari kan enkel een natuurlijke persoon vaste vertegenwoordiger zijn van een onderneming, i.e. VZW. Een rechtspersoon zal dus geen rechtspersoon kunnen aanduiden als vaste vertegenwoordiger.
We raden u dan ook aan om na te kijken of uw bestuursorgaan gealigneerd is met het bovenstaande en rechtsgeldige beslissingen kan nemen.
Drempels voor boekhoudkundige verplichtingen
Sinds 1 mei 2019 gelden de volgende criteria:
- Je spreekt van een microvzw als niet meer dan één van volgende criteria overschreden worden:
- Jaaromzet van maximaal € 700 000 (excl. BTW)
- Maximaal 10 VTE
- Balanstotaal van € 350 000
-> Vanaf 2021 zal er een “microschema” voor de jaarrekeningen beschikbaar zijn, tot dan kan het verkorte schema van de jaarrekening gebruikt worden.
- Je spreekt van een kleine VZW als niet meer dan één van volgende criteria overschreden is:
- Jaaromzet van maximaal € 9 000 000 (excl. BTW)
- Maximaal 50 VTE
- Balanstotaal van € 4 500 000
-> Zodra meer dan één van de voormelde drempels overschreden is, dan spreek je van een grote vereniging. Dan moet er een commissaris aangesteld worden binnen de VZW. Er wordt dan ook een dubbele boekhouding gevoerd en het volledige schema van de jaarrekening gevolgd inclusief verslag van de commissaris wordt gebruikt.
Vereenvoudigde boekhouding:
- VZW’s die meer dan één van de hieronder vermelde
criteria overschrijden, moeten een dubbele boekhouding voeren en leggen binnen
de 30 dagen na de algemene vergadering hun jaarrekening neer bij de
Balanscentrale van de Nationale Bank en laten dit toevoegen aan het vennootschapsdossier
op de griffie van de Ondernemingsrechtbank:
- Jaargemiddelde aantal werknemers: 5 of meer
- Andere dan niet recurrente ontvangsten: 334.500 € of meer (excl. BTW)
- Bezittingen: 1.337.000 € of meer
- Schulden: 1.337.000€ of meer
Als men in aanmerking komt voor een vereenvoudigde boekhouding, dan hoeft dit enkel binnen de 30 dagen na de algemene vergadering neergelegd te worden op de griffie van de Ondernemingsrechtbank.
Opgelet!
Ter herinnering: de jaarrekening en de begroting van het volgende boekjaar moeten binnen zes maanden na de afsluitingsdatum van het boekjaar ter goedkeuring worden voorgelegd aan de algemene vergadering. Het bestuursorgaan maakt elk jaar een inventaris op.
De rekeningen moeten nu voor alle VZW’s binnen de 30 dagen na goedkeuring door de algemene vergadering worden neergelegd.
Intern reglement
Het huishoudelijke reglement heet nu “intern reglement”. Het bestuursorgaan kan dit intern reglement uitvaardigen indien het daar statutaire machtiging voor heeft. Deze bevoegdheid kan ook voorbehouden worden aan de algemene vergadering. De statuten bevatten een verwijzing naar de laatst goedgekeurde versie van het intern reglement.
Belangenconflictregeling
Het WVV heeft een belangenconflictenregeling ingevoerd voor VZW’s.
Wanneer het bestuursorgaan een beslissing moet nemen of zich over een verrichting moet uitspreken die onder zijn bevoegdheid valt, waarbij een bestuurder een rechtstreeks of onrechtstreeks belang van vermogensrechtelijke aard heeft dat strijdig is met het belang van de vereniging, moet de betrokken bestuurder dit meedelen aan de andere bestuurders vóór het bestuursorgaan een besluit neemt. Zijn verklaring en toelichting over de aard van dit strijdig belang worden opgenomen in de notulen van de vergadering van het bestuursorgaan die de beslissing moet nemen. Deze bestuurder mag niet deelnemen aan de beraadslagingen van het bestuursorgaan en moet zich onthouden van de stemming over dit punt.
In een grote VZW moet het bestuursorgaan in de notulen de aard van de bedoelde beslissing of verrichting omschrijven en de vermogensrechtelijke gevolgen ervan voor de VZW. Tot slot wordt ook het uiteindelijk genomen besluit verantwoord in de notulen. Het deel van de notulen over het belangenconflict wordt opgenomen in het jaarverslag of in het stuk dat samen met de jaarrekening wordt neergelegd. Indien de VZW een commissaris heeft benoemd, worden de notulen van de vergadering aan hem meegedeeld.
Bestuurdersaansprakelijkheid uitgebreid
Bovenop de reeds geldende aansprakelijkheidsregels, geldt nu een hoofdelijke aansprakelijkheid voor bestuurders voor fouten gemaakt in de uitoefening van het bestuurdersmandaat wanneer het bestuur de statuten of het WVV overtreedt. De aansprakelijkheid wordt beperkt en kan gaan van 125.000€ tot 12.000.000€, afhankelijk van het gemiddelde balanstotaal en de gemiddelde omzet voor de drie boekjaren voor het instellen van de aansprakelijkheidsvordering.
Opgelet!
De statuten kunnen de bestuurders niet langer vrijwaren voor aansprakelijkheid jegens de VZW of derden. Bovendien wordt de bestuurdersaansprakelijkheid nu ook uitgebreid naar feitelijke bestuurders!
De oplossing?
Zorg ervoor dat uw bestuurdersaansprakelijkheid goed verzekerd is!
Overige dwingende bepalingen
Het WVV heeft een aantal dwingende bepalingen die sinds 1 januari 2020 van toepassing zijn en die de statuten zelfs overschrijven indien de statuten nog niet aangepast zijn aan het WVV.
We sommen er hieronder een paar voor u op:
- De vergoeding van de bestuurders moet voortaan worden bepaald door de algemene vergadering, dit is niet langer een restbevoegdheid van het bestuursorgaan.
- Voortaan moeten uitgaande stukken van de VZW de volgende vermeldingen bevatten:
- De naam
- Rechtsvorm
- Adres van de maatschappelijke zetel
- Ondernemingsnummer
- Vermelding het woord “rechtspersonenregister” of de afkorting “RPR”, gevolgd door de vermelding van de rechtbank van de zetel van de rechtspersoon
- Indien officieel: e-mailadres en website
- Indien van toepassing: dat de VZW in vereffening is
- Regels m.b.t. de procedures van de besluitvorming door het bestuursorgaan:
- Schriftelijke besluitvorming door het bestuursorgaan is mogelijk indien dit niet expliciet uitgesloten wordt in de statuten.
- De notulen van het bestuursorgaan worden getekend door de voorzitter en de bestuurders die hierom verzoeken.
- Volmacht bij afwezigheid op de vergadering van het bestuursorgaan enkel door een andere bestuurder.
- Belangenconflictregeling
- Aansprakelijkheid: de statuten kunnen bestuurders niet langer vrijwaren voor aansprakelijkheid jegens de VZW of derden.
- Bevoegdheden van de algemene vergadering werden uitgebreid:
- Bezoldiging bestuurders;
- Instellen verenigingsvordering tegen de bestuurders en commissaris;
- Omzetting van de VZW;
->Opgelet: uw statuten moeten worden aangepast aan de nieuwe lijst met bevoegdheden zoals deze in het WVV staat!
- Ook de regels m.b.t. de procedure van de algemene vergadering werden aangepast:
- De uitnodiging voor de algemene vergadering moet minstens 15 dagen van te voren bezorgd worden, maar mag nu ook per e-mail gedaan worden;
- Ook bestuurders die geen lid zijn van de algemene vergadering en commissarissen moeten nu steeds worden uitgenodigd op de algemene vergadering om te antwoorden op vragen die betrekking hebben op de agendapunten;
- Er moet nu expliciet gestemd worden over de kwijting van bestuurders en commissarissen;
- Enkel uitgebrachte stemmen tellen mee: afwezigen, nietige stemmen en onthoudingen tellen niet mee en tellen ook niet als negatieve stem;
- Nieuwe regeling om een lid uit te sluiten;
Impact op uw statuten – screen deze grondig
Wij raden u aan om de statuten van uw VZW na te kijken en in lijn te brengen met de nieuwe wetgeving. Moest u hierover vragen hebben, aarzel niet om ons te contacteren.