Een vast onderdeel van de jaarlijkse algemene vergadering van de vennootschap of VZW is het verlenen van kwijting aan de bestuurders. In de praktijk blijkt de betekenis en de draagwijdte van de kwijting niet altijd even goed gekend te zijn. Wat houdt deze kwijting nu precies in en wat is de reikwijdte ervan?
Kwijting: betekenis
Een bestuurder treedt niet op in zijn persoonlijke naam, maar handelt namens de rechtspersoon. Over het algemeen is hij niet persoonlijk aansprakelijk voor de financiële verplichtingen van de rechtspersoon. Niettemin kan een bestuurder wel aansprakelijk gesteld worden voor handelingen die buiten de gebruikelijke bestuurlijke zorgvuldigheid vallen. Bijvoorbeeld, als een bestuurder onvoldoende inzet toont om een vordering te innen of een contract afsluit dat duidelijk nadelig is voor de vennootschap of VZW. De kwijting biedt bescherming tegen dergelijke bestuurdersaansprakelijkheid.
De contractuele relatie tussen enerzijds de rechtspersoon en anderzijds haar bestuurder wordt doorgaans juridisch benaderd als een lastgeving. De kwijting is dan de eenzijdige handeling van de lastgever (de rechtspersoon) waarmee deze afstand doet van het recht om een aansprakelijkheidsvordering in te stellen tegen de lasthebber (bestuurder). De vennootschap of VZW doet in dat geval dus afstand van de vordering tot vergoeding van de schade die zij heeft geleden en die het gevolg is van door bestuurders begane fouten.
Wie verleent kwijting?
De algemene vergadering heeft de bevoegdheid om bestuurders aan te stellen en het is aan deze algemene vergadering dat de bestuurder verantwoording aflegt voor zijn beleid. Het is dus ook aan de algemene vergadering om kwijting te verlenen of om namens de rechtspersoon een aansprakelijkheids-vordering in te stellen tegen de bestuurders. Vaak zijn bestuurders tegelijk ook aandeelhouder. Deze aandeelhouders kunnen stemmen over hun eigen kwijting. Dit valt niet onder de belangenconflict-regeling.
Vormvereisten
Kwijting wordt tijdens de jaarlijkse algemene vergadering verleend, bij afzonderlijke stemming en pas na de goedkeuring van de jaarrekening. De goedkeuring van de jaarrekening is een voorwaarde maar staat op zich dus niet gelijk aan het verlenen van kwijting. Het is niet strikt noodzakelijk om kwijting als afzonderlijk agendapunt te vermelden in de oproeping, tenzij het gaat om kwijting voor schendingen van statuten of de wet op de vennootschappen en verenigingen. De stemming over kwijting gebeurt met een gewone meerderheid, tenzij anders bepaald in de statuten.
Kennis van zaken
Kwijting is alleen geldig als de algemene vergadering op de hoogte is van de werkelijke toestand van de rechtspersoon, hetzij via de jaarrekening of op andere manieren. Foutieve bestuurshandelingen die volledig en correct zijn opgenomen in de jaarrekening, zijn gedekt door de kwijting. De vraag of een fout in de jaarrekening de werkelijke toestand verhult, is een feitelijke beoordeling die mogelijk aan de rechter wordt voorgelegd. Niet elke fout in de jaarrekening leidt tot een ongeldige kwijting.
Reikwijdte en gevolgen van de kwijting
Kwijting heeft doorgaans betrekking op handelingen gedurende het afgelopen boekjaar, zoals gerapporteerd in de jaarrekening. Tussentijdse kwijting kan plaatsvinden als een bestuurder in de loop van het jaar aftreedt. Dit heeft echter alleen betrekking op gerapporteerde fouten. De aftredende bestuurder doet er dus goed aan de algemene vergadering zo goed mogelijk te informeren en eventueel een tussentijdse boekhoudkundige staat op te maken.
Kwijting geldt alleen intern, tussen de rechtspersoon en de bestuurder, en kan niet tegen derden worden ingeroepen. Eenmaal de kwijting rechtsgeldig verleend is, kan deze niet worden herroepen.
Geen kwijting verkregen?
Bestuurders worden pas na vijf jaar vrijgesteld van aansprakelijkheid als kwijting ontbreekt.
Kwijting kan om gegronde redenen geweigerd worden, wat kan leiden tot aansprakelijkheidsvorderingen. Het instellen van dergelijke vordering gebeurt niet automatisch. Als het weigeren van kwijting zonder gegronde redenen te wijten is aan overeenkomsten tussen leden van de algemene vergadering en bestuursleden, kan de benadeelde bestuurder de rechtbank inschakelen om de kwijting af te dwingen.
Kwijting is duidelijk niet zomaar een formaliteit. Het is aan te raden om tijdig juridisch advies in te winnen waar nodig.
Onze BOFIDI-experten helpen je graag verder
Wil je meer informatie omtrent dit onderwerp? Dan kan je steeds contact opnemen met frank.bloemen@pkfbofidi.com.