De Kamer heeft het wetsontwerp over de verplichte gestructureerde elektronische facturen tussen btw-plichtigen (hierna ‘B2B’) goedgekeurd. De inwerkingtreding wordt voorzien op 1 januari 2026 maar is nog afhankelijk van de goedkeuring van de Raad van de Europese Unie.
Wat houdt dit precies in?
Als de Raad van de Europese Unie groen licht geeft, dan moeten de elektronische facturen vanaf 1 januari 2026 worden opgesteld, uitgereikt en ontvangen in een gestructureerd formaat en worden deze facturen ook automatisch en elektronisch verwerkt, zonder dat er handmatige handelingen nodig zijn. Het versturen van PDF-facturen via e-mail, wat we vandaag vaak zien, vallen hier dus niet onder.
Hoe doen we dit?
De rechtstreekse uitwisseling en automatische verwerking van de factuurgegevens is mogelijk door het PEPPOL-netwerk, zijnde een internationaal afsprakenkader omtrent de format en uitwisseling van elektronische facturen. Dit systeem wordt al in meerdere EU-lidstaten gebruikt. Ook in België wordt PEPPOL al gebruikt voor de elektronische facturen in een B2G-context.
Concreet: bedrijf A maakt via zijn facturatie-/boekhoudpakket connectie met een PEPPOL Acces Point. Via dat Acces point zal de elektronische factuur worden doorgestuurd naar het PEPPOL Access Point waarmee de klant, bedrijf B, verbonden is. De elektronische factuur zal dan vervolgens volledig automatisch ingeladen worden in het softwarepakket van bedrijf B. Klinkt PEPPOL nog steeds als een abstract gegeven? Geen zorgen, op vandaag zijn de meeste ERP-/boekhoudpakket al afgestemd op de technische vereisten van het PEPPOL-netwerk, zodat hier eenvoudig op kan worden aangesloten.
Op wie van toepassing?
Het wetsontwerp heeft een drievoudig toepassingsgebied:
- Uitreiker elektronische factuur = alle btw-plichtigen gevestigd in België (niet: degene onder een andere forfaitaire regeling dan de landbouwregeling, de gefailleerde en zij die uitsluitend btw-vrijgestelde handelingen verrichten cf. art. 44 WBTW)
- Ontvanger elektronische factuur = alle btw-plichtigen die hun btw-nummer moeten opgeven, ongeacht of ze in België zijn gevestigd of niet (niet: degene die uitsluitend btw-vrijgestelde handelingen verrichten cf. art. 44 WBTW)
- Type handeling = de levering van goederen en diensten die geacht worden plaats te vinden in België (niet: btw-vrijgestelde leveringen cf. art. 44 WBTW en btw-vrijgestelde intracommunautaire leveringen). In principe vallen enkel de “lokale” handelingen hieronder. Uitvoeren waarbij de koper zijn Belgisch btw-nummer moet meedelen vallen hier ook onder.
Vanaf 1 januari 2026 moeten elektronische facturen die onder deze voorwaarden vallen dus uitgewisseld en verwerkt worden via PEPPOL. Voor afnemers die nog niet klaar zijn voor het ontvangen van elektronische facturen via PEPPOL, is er de mogelijkheid om gebruik te maken van een platform zoals Hermes, die gestructureerde elektronische facturen omzet naar een PDF-bestand.
Het is van cruciaal belang om goed voorbereid te zijn op deze digitalisering. Om bedrijven hierbij tegemoet te komen, wordt een tijdelijke kostenaftrek van 120% in de inkomstenbelasting voorzien.
Onze PKF BOFIDI-experten helpen je graag verder
Heb je vragen over de impact van elektronische facturatie op jouw onderneming of wil je weten hoe je de overstap het best kunt aanpakken? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen. We staan klaar om je te helpen bij deze transitie.
Dit artikel werd geschreven door Gladys Cristiaensen.