Wij zijn massaal de digitale weg ingeslagen maar hoe profiteer je ten volle van jouw digitaal boekhoudpakket? Check deze handige tips die jou heel wat tijd kunnen besparen.
Factuuraanlevering
Tegenwoordig bezorgen meer en meer leveranciers een digitale versie van hun factuur. Als dat niet het geval is, scan je een bonnetje of factuur in om deze in jouw digitale boekhouding toe te voegen. Ja kan deze stap ook eenvoudig overslaan want veel digitale pakketten zoals bijvoorbeeld Yuki en Exact Online hebben een e-mailadres dat direct aan jouw boekhouding is gekoppeld. Geef dit e-mailadres door aan jouw leverancier. Zo kan de factuur onmiddellijk in de boekhouding terecht komen zonder tijdverlies. Kan de leverancier een UBL-factuur (e-invoicing) bezorgen? Dan kan de factuur zelfs volledig automatisch worden verwerkt door het boekhoudpakket.
Onze gouden tip: vraag steeds een digitale factuur aan jouw leverancier. Sommige leveranciers geven hiervoor zelfs extra korting.
Betaallijst
De betaallijst is een handig overzicht van al jouw te betalen facturen. Na verwerking van de factuur in de boekhouding, worden de betaalgegevens op de factuur automatisch overgenomen in de betaallijst. Door te sorteren op vervaldata kan je jouw leveranciers op tijd betalen en herinneringen of extra kosten eenvoudig vermijden.
Om de betalingen uit te voeren genereer je een bestand dat uit de betaallijst kan gedownload worden. Dit bestand moet opgeladen worden in jouw online banking module en vervolgens bevestigd en ondertekend worden. Dus er is geen bijkomend risico op fouten of op fraude.
Gebruik je de betaallijst dan moeten al jouw aankoopfacturen in de boekhouding op tijd aangeleverd zijn. Want eerst moet je de factuur aanleveren vooraleer je de betaling kan uitvoeren. Een voordeel van zo’n betaallijst is dat je de cashflow van jouw bedrijf beter onder controle kan houden en optimaal gebruik maken van de betalingstermijnen van jouw leveranciers.
Domiciliëring
Wil je nog een stap verder gaan dan de betaallijst in het automatiseringsproces, dan kan je nog werken met domiciliëring. Met een domiciliëring geef je een ander bedrijf toestemming om bedragen automatisch van jouw bankrekening te halen. Dit is ideaal voor terugkerende facturen zoals telefoon-, elektriciteits- of leasingfacturen. Om een domiciliëring op te starten neem je best contact op met jouw leverancier. Zij bezorgen jou dan een formulier om in te vullen en te handtekenen. De leverancier doet dan verder het nodige om het mandaat op te starten.
Je betalingen op deze manier laten uitvoeren, heeft een aantal voordelen. Zo kan je nooit meer een betaling vergeten want jouw leverancier is zelf verantwoordelijk om deze uit te voeren. Ga je niet akkoord met een betaling die is uitgevoerd, dan kan je tot acht weken later vragen aan jouw bank om het bedrag terug te storten. Je kan jouw bank ook vragen om voor bepaalde domiciliëringen een maximumbedrag en frequentie in te stellen. Belangrijk is dan uiteraard wel om de betaling nog manueel uit te voeren als het aangerekende bedrag toch terecht blijkt te zijn.
Import banktransacties
Je zal ongetwijfeld al een aantal keren de vraag van jouw boekhouder gekregen hebben om de bankuittreksels voor de boekhouding aan te leveren. Via CODABOX hoef je hier voortaan geen tijd meer aan te spenderen. CODABOX is een tussenplatform dat automatisch de bankuittreksels in elektronische vorm (CODA) in jouw boekhoudpakket aanlevert. Een bijkomend voordeel is dat de boekhouder geen gegevens van het bankuittreksel manueel hoeft over te typen. Dit gebeurt namelijk automatisch via de overdracht van de elektronische bestanden door CODABOX. Dat betekent tijdswinst voor jou én jouw boekhouder.
Bovendien is het ook mogelijk om via CODABOX de loonboekingen in elektronische vorm (SODA) aan te leveren in het boekhoudpakket. Dus nog meer efficiëntie door automatisatie van de SODA in het boekhoudpakket.
Heb je toch geen interesse of niet de mogelijkheid om te werken met CODABOX, dan kan je nog steeds jouw bankuittreksels in csv bestand bezorgen aan jouw boekhouder. Dit laat jouw boekhouder toe om de bankuittreksels te importeren in het digitaal boekhoudpakket. Zo is er geen manuele input van de data in het boekhoudpakket vereist.
Kies voor het optimale scenario
STAP 1: De digitale factuur wordt automatisch aangeleverd door jouw leverancier in de boekhouding.
STAP 2: Er is domiciliëring ingesteld waardoor de betaling automatisch op vervaldatum van jouw rekening gaat.
STAP 3: Via CODABOX worden jouw betalingen automatisch ingelezen in de boekhouding en gekoppeld aan de factuur die rechtstreeks door jouw leverancier werd aangeleverd.
Onze Bofidi-experten helpen je graag verder
Heb je specifieke vragen over boekhoudpakketten? Aarzel dan niet om ons te contacteren. Het team van Bofidi experten helpt je graag verder.