Alle btw-plichtige ondernemingen zijn verplicht om naast hun periodieke btw- en intracommunautaire aangiftes ook jaarlijks een klantenlisting in te dienen.
Deze listing dient met de nodige zorg te worden opgemaakt. Het niet, laattijdig of foutief indienen kan namelijk leiden tot forse boetes. We lichten hieronder kort de belangrijkste modaliteiten toe.
Wat is een klantenlisting?
De klantenlisting, btw-listing of klantenlijst is een lijst van alle klanten met een Belgisch btw-nummer aan wie een onderneming gedurende een kalenderjaar voor een totaal van meer dan 250,00 euro (excl. btw) goederen heeft geleverd of diensten heeft verstrekt.
Wie moet een klantenlisting indienen?
Alle btw-plichtige ondernemingen zijn in principe verplicht om deze listing in te dienen.
Een btw-plichtige onderneming gehouden tot het indienen van een klantenlisting kan zowel een vennootschap, eenmanszaak of vzw zijn.
Ondernemingen die enkel vrijgestelde handelingen uitoefenen die zijn opgenomen in artikel 44 van het btw-wetboek moeten geen klantenlisting indienen.
Gemengde belastingplichtigen zijn daarentegen wel verplicht een listing in te dienen, maar moeten de vrijgestelde activiteiten niet mee opnemen (hier leest u meer over gemengde btw-plichtige ondernemingen).
Indien er geen handelingen zijn, of enkel handelingen die niet dienen opgenomen te worden (zie verder), moet tevens een nihil-listing worden ingediend.
De verplichting geldt ook voor kleine ondernemingen met een omzet van maximaal 25.000 euro die geopteerd hebben voor de vrijstellingsregeling. Indien dergelijke kleine onderneming geen handelingen heeft verricht die dienen te worden opgenomen, dan moet er geen nihil-klantenlisting worden ingediend.
Wanneer moet de klantenlisting worden ingediend?
De listing wordt steeds per kalenderjaar opgemaakt (ongeacht de afsluitdatum van het boekjaar) en moet elk jaar vóór 31 maart worden ingediend. De uiterlijke indieningsdatum is dus 30 maart.
Indien een belastingplichtige zijn activiteiten stopzet of enkel nog vrijgestelde activiteiten uitvoert, dan moet er binnen de drie maanden na deze wijziging een listing worden ingediend voor de periode van het jaar waarvoor de onderneming nog wel btw-plichtig was.
Hoe moet de klantenlisting worden ingediend?
De klantenlisting moet elektronisch worden ingediend via Intervat.
Hetzelfde geldt voor een nihil-listing, tenzij in de laatste btw-aangifte van het kalenderjaar het hiervoor bestemde vak werd aangevinkt.
Welke klanten moeten worden opgenomen?
In de listing moeten alle klanten met een Belgisch btw-nummer worden opgenomen aan wie de onderneming goederen heeft geleverd of diensten heeft verstrekt.
Ook klanten die vallen onder een bijzondere regeling zoals de vrijstelling kleine onderneming of landbouwregeling moeten mee opgenomen worden.
Voor elk van deze klanten moet het volgende vermeld worden:
- Het Belgisch btw-nummer van de klant;
- Het totaalbedrag van de per klant gerealiseerde omzet exclusief btw;
- Het totaalbedrag van de per klant in rekening gebrachte btw.
Welke klanten moeten niet worden opgenomen?
De volgende klanten moeten niet worden opgenomen:
Belgische btw-nummers aan wie gedurende het kalenderjaar niet voor meer dan 250 euro exclusief btw aan goederen of diensten werden geleverd.
Niet btw-plichtige klanten. Dit kunnen particulieren zijn, maar ook niet btw-plichtige rechtspersonen of ondernemingen die enkel vrijgestelde handelingen zonder recht op aftrek verrichten.
Onze Bofidi-experten helpen je graag verder
Heb je specifieke vragen over de klantenlisting? Aarzel dan zeker niet om Bert te contacteren. Hij helpt jou graag verder samen met het team van Bofidi experten.